Fuhrparkmanagement: Telematiklösungen sollen bei Wartung, Einsatzplanung und Nachweisführung helfen. Ein Beispiel aus der Praxis.

Daten gelten längst auch in der Nutzfahrzeugwelt als das neue Gold. Ausgerechnet das deutsche Handwerk, traditionell mit „goldenem Boden“ versehen, schöpft diesen Schatz bislang kaum. Laut einer von Ford Pro beauftragten Umfrage unter mehr als 3.000 Transporter-Fahrern und Fuhrparkmanagern in Europa und den USA weiß nur rund ein Drittel, wie sich bereitgestellte Fahrzeugdaten effizient nutzen lassen, bei kleinen Unternehmen sind es sogar nur zehn Prozent.

Zur raren Spezies der Datennutzer gehört der Bonner Heizungs- und Sanitärbetrieb Walbrück. Das über 100 Jahre alte Familienunternehmen mit rund 20 Servicefahrzeugen hat das Potenzial vernetzter Fahrzeuge früh erkannt. Seit gut zwei Jahren setzt die Firma auf Ford Pro Telematics – ein Schritt, der zunächst Überzeugungsarbeit erforderte, sich aber längst bezahlt macht.

Christian Domke, Meister und Abteilungsleiter, hat 2022 das Flottenmanagement zusätzlich übernommen. Beim Besuch empfängt uns der Fuhrparkleiter in einem aufgeräumten Büro. Ersatzteilkisten? Papierstapel? Fehlanzeige. Auf dem leeren Schreibtisch steht ein breiter Curved Monitor, an der Wand hängt ein XXL-Screen. Eigentlich würde ihm ein Smartphone reichen, denn das Portal läuft im Browser oder über die Ford-Pro-App.

Ein Smartphone würde reichen

Walbrück nutzt statt der Basisversion die kostenpflichtige Vollversion. Mit wenigen Klicks bekommt Domke hier Zugriff auf Tankstand, Kilometerstand, Fehlermeldungen oder Wartungshinweise. Am wichtigsten ist ihm jedoch die Karte, auf der Symbole die Standorte der Fahrzeuge zeigen. „Das wichtigste Tool ist für mich die Live-Karte, um zu sehen, wer wo unterwegs ist“, sagt er. Soll ein Mitarbeiter spontan zu einem Notfallkunden, lässt sich auf der Karte schnell erkennen, welcher Monteur am nächsten ist. Ein echter Gewinn im Tagesgeschäft. Zwei Mitarbeiter bei Walbrück verfügen über Adminrechte, alle anderen können sich via App einen Einblick über den Zustand ihres Fahrzeugs verschaffen. Wo sich Kollegen gerade befinden, bleibt für die Mitarbeiter allerdings unsichtbar – Datenschutz geht vor.

2023 wurde Walbrück auf das System aufmerksam. Nach einem Test an zunächst zwei Fahrzeugen wurde der gesamte Fuhrpark integriert. Vierzehn Transporter sind mittlerweile werksseitig mit Modem ausgestattet, bei sechs älteren Ford-Modellen wurde es nachgerüstet. Selbst ein VW-Transporter ließ sich über ein OBD-Modem einbinden, wenngleich mit eingeschränktem Datenzugriff. Die Einrichtung sei unkompliziert gewesen, so Domke: „Das Anlegen der Fahrzeuge konnte ich später selbst übernehmen.“

Wichtiges Tool: die Wartungsüberwachung

Das von Ford 2021 eingeführte und seither stetig erweiterte Onlineportal bietet zahlreiche Funktionen. Eine ist die Wartungsüberwachung: Nach jedem Ölwechsel steht der Wert auf 100 Prozent, bei zehn Prozent gibt es eine Warnung. Ein Button führt direkt zur Terminvereinbarung. Hilfreich könnte künftig der mobile Werkstattdienst werden, den Walbrück testet. Rund 90 Vans bieten bundesweit Vor-Ort-Service und erledigen etwa 70 Prozent aller Reparaturen. „Das spart uns Zeit und Umstände“, sagt Domke. Der Mitarbeiter muss nicht in die Werkstatt fahren und auf einen Ersatzwagen wechseln, was auch ein umständliches Umräumen der Werkzeuge erspart.

Zu den meistgenutzten Modulen gehören die Berichte. Sie analysieren Fahrdaten, zeigen Verbrauchswerte oder Verstöße gegen die Gurtpflicht. Auch der Fahrstil lässt sich auswerten, was dann auch Thema in den Quartalsgesprächen werden kann. „Insgesamt bleiben alle bis auf einen Kollegen im grünen Bereich“, sagt Domke. Der eine genießt einen Sonderstatus. Generell diene die Analyse nicht der Kontrolle, sondern der Reflexion – auch wegen der Außenwirkung im Straßenverkehr. Eine rüpelhafte Fahrweise kann in Zeiten von Online-Rezensionen schnell negativ auf das Firmenimage einzahlen. Ford bietet zudem ein In-Vehicle-Coaching, das während der Fahrt Tipps gibt.

Das System dient der Reflexion

Eine weitere Stärke liegt in der Nachweisführung. Rund zehn Prozent der Kunden fragen nach, wann Monteure vor Ort waren. Früher mussten handschriftliche Notizen oder Telefonlisten helfen, heute genügt ein Blick ins Portal. „Unser Monteur hat damit Rechtssicherheit, denn er kann dokumentieren, wann er wo war“, erklärt Domke.

Auch die Sicherheit profitiert. Wird ein Firmenfahrzeug außerhalb definierter Zeiten geöffnet, schlägt das System Alarm. Anlass dafür gab es genug: Vier Einbrüche in sechs Monaten hatte Walbrück zuletzt verzeichnet. Domke kann einige Funktionen sogar aus der Ferne steuern: Ist der Kollege mit dem Fahrzeugschlüssel gerade nicht greifbar und das Fahrzeug verriegelt, kann er über einen App-Button vom Büro aus entriegeln.

Als Nächstes will Domke für seine Mitarbeiter zudem den digitalen Fahrzeugcheck per App einführen. Mitarbeiter dokumentieren hier den Zustand ihres Wagens vor Fahrtbeginn mit der Handykamera. So lassen sich Beulen oder Kratzer nachweisen, vor allem aber das Verantwortungsbewusstsein schärfen.

Natürlich gab es anfangs Skepsis. Manche Mitarbeiter fragten, ob und warum sie nun überwacht würden. „In Gesprächen konnten wir die Vorteile erklären“, sagt Domke. „Heute verstehen die Kollegen, dass das System ihnen selbst hilft.“ Ein Betriebsrat existiert bei Walbrück nicht, die Einführung erfolgte im direkten Dialog mit den Mitarbeitern. Für Domke ist die Telematik-Lösung „ein Effizienzsteigerungs-Tool“, wie er es nennt – eines, das Transparenz schafft, Abläufe vereinfacht und letztlich auch Kosten senkt.

Das Unternehmen spart Geld

Das Abo kostet pro Fahrzeug rund 18 Euro im Monat. Rechnet man die Arbeitszeit ein, die früher in Excel-Tabellen und Telefonlisten steckte, ergibt sich laut Domke eine klare Ersparnis. Gerade kleine Betriebe profitieren, denn bei Walbrück läuft das Flottenmanagement „nebenbei“. „Wir können unsere Fahrzeugflotte effizienter verwalten. Das spart Zeit und Geld. So haben wir mehr Kapazitäten für unseren eigentlichen Job.“

Perspektivisch soll die Walbrück-Flotte Elektro umgestellt werden. Noch fahren die Monteure Verbrenner, doch mit dem Tool „E-Switch Assist“ lässt sich prüfen, welche Fahrzeuge künftig Strom statt Diesel nutzen könnten. Schon jetzt trägt der Umstieg auf die Telematik-Lösung Früchte. Denn längst schafft die digitale Vernetzung Struktur, spart Zeit und reduziert Missverständnisse. Oder, wie es Domke formuliert: „Am Ende ist es ein Portal für ein gutes Miteinander.“ Mario Hommen/SP-X